「辞めるって聞いてから」では、もう遅い。現場の声を組織で共有し、早めに救える仕組み作りへの挑戦

在籍する警備員に対しては、毎月実地指導（＝巡察）を行っていました。その中で現場の声をしっかり聞いて、雑談も含めたやり取りから仕事上の苦労や不満を拾い上げて解決していくことが、定着率の向上につながると考えていたんです。

管理部門の人数が限られているので、巡察に割ける時間にはどうしても限りがあって。それに、現場で聞き取った内容が特定の担当者の中に留まってしまって、組織として共有されないまま不満が解消されず、退職に至ってしまうケースが、実際にあったんですよね。

以前、能登の地震で被災された警備員の方がいて、住まいの都合で金沢に出てくることになった時期があったんです。年齢のこともあって、うちではもう難しいかなと、そのまま退職という扱いになってしまって。

ただ、後になって別の警備会社さんから「この方どうでしたか」という前職確認の連絡が来て、実はまだまだ警備員として働ける状態だったということがわかったんです。当社としては活躍できる警備員が1人減って終わってしまったという結果です。辞めるとなる前に、こちらでその情報を把握できていれば、違う話や退職を防ぐことができたかもしれないな、と。

現場の担当者は把握していたと思います。でも、そこから私たち管理部門には情報が上がってこないし、こちらからも聞きに行っていなかったので、結局は「歳だから」という扱いのまま、退職されてしまって。もったいなかったな、と今でも思っています。

いくつかあるんですが、まず対象警備員数に応じた料金体系だったので、いきなり全員ではなく試験的・段階的に導入できた点は大きかったです。あとは、新たにハードを用意する必要がなくて、手持ちのスマホやPCでそのまま利用を開始できたのも助かりました。

巡察の記録をPDFで出力できるので、指導実施簿作成の手間を省けたのも良かったです。

それと、管理部門が忙しくてコミュニケーションが薄くなる時期でも、「対応事項」を使えばやるべきことが可視化されて、特定の担当者に属人化していたタスクを他のスタッフでも引き継げるようになったので、結果として従業員の不満を抑えることにも繋がると考えました。

そうですね。巡察を行う担当者自身にも作業標準の理解が求められるので、「指導する側のスキルアップ」と「指導内容の標準化」という側面も期待していましたし、現状少しずつ変化してきている実感があり、手応えを感じています。

管理部門スタッフと警備員の間、それに管理部門スタッフ同士のコミュニケーションが増えて、人事に関わる情報交換が活発になりました。

現場で把握した職場の不満とか人間関係の悪化を、管理部門内で早い段階から共有できるようになったので、対応が後手に回ることが減りました。結果として、こうした要因による退職を抑制できています。

音声入力とAIによる文字起こしを活用することで、実地指導の記録にかかる負担は軽減できていますね。AIの分析も予想以上にちゃんとできてるなという印象です。

指導って、いきなり業務の話から入っても現場の人はもう身構えちゃうので、「最近調子どう」というところから入って、良かった点・改善してほしい点を挟んで、最後にまた良かった話で締める、みたいな流れを意識しています。

そういう会話の中身も含めて記録に残せて、組織で共有できる形になったのは大きいですね。

はい。金沢が本社ですが、福井にも営業所がありますし、七尾には警備員が60名ほどいるんです。同じように巡察でどんな話が出ているのか、というのはやっぱり見たいですね。

金沢で積み上げてきたやり方を、七尾や福井にも広げていきたいですね。それと、今回のような『辞める前に気づく』ということを、もっと当たり前にしていきたいと思っています。