70代の「私でも使える」と感じた操作感。 4時間かかった配置を半減。警備員と向き合う時間を創出するまで
「配置に追われ、警備員と話す時間がない」 そんな課題を抱えていた、熊本県拠点・約80名体制の 株式会社スマイル・ガード様。今回は、その状況がどう変わったのかを伺いました。 配置業務・勤怠管理に多くの時間を要し、管制業務全体が逼迫していた同社が、くもかん導入によってどのような変化を実感されたのか。 内勤の米田様、家村様、橋本様に導入の背景から効果、今後の展望まで現場目線でのリアルな声をお話いただきました。
目次
導入前に抱えていた課題
くもかん : くもかんを導入する前、配置業務や警備員の管理に課題を感じていたと伺っております。いかがでしたか？
米田様 : 導入前の課題は大きく分けて2つありました。
1つ目は配置業務の負担です。
配置作成後、勤務指示を送信するまでに毎日約4時間を要していました。時間・メンバー・現場ごとの詳細条件を複数のエクセルを確認し、配置を行っていたため、業務負荷が非常に高い状態でした。
2つ目は勤怠管理の煩雑さです。
勤務指示連絡は電話とLINEで警備員へ個別に連絡を行っていたため、
・管制側の確認漏れ
・警備員側の連絡見落とし
など、双方でミスが頻発していました。
課題によって発生していたリスク・損失
「時間が足りない」ことが、すべてのボトルネックに・・・
くもかん : 勤怠管理が煩雑になってしまうという課題は多くの警備会社様からお伺いしますが、具体的にはどのような業務に課題を感じていましたか？
米田様 : 最も大きな課題は、時間の確保ができないことでした。
管制業務は配置業務だけでなく、営業対応や資機材管理も並行して行う必要があり、業務全体が逼迫していました。
その結果、
・管制の残業が常態化
・出勤可能な警備員の見落としによる売上損失
・シフトや連絡の見落としによる警備員の不満
が発生していました。
警備員からは、
「休み希望を出していたのに出勤になっている」
「出勤希望を出していたのに入っていない」
といった声が上がる事も多く、警備員と管制の信頼関係にも影響を及ぼしていました。
社内でもこれではマズいと、管理方法を紙ベースの配置からExcel管理へ移行したり、
対処はしてきましたが「情報の連携」までは不完全で、「その場しのぎの対症療法」になっていました。
くもかんを知ったきっかけ・比較検討
くもかん : なるほど。そういった背景でツールを検討しはじめたのですね。ツール選びはどのように行ったのですか？
米田様 : くもかんを知ったきっかけは、代表の福岡が『警備保障タイムズ』で見かけたことでした。
導入にあたっては、他のツールとも比較検討を行っていました。
導入の決め手・不安の解消
くもかん : くもかんを導入する際に決め手となったポイントはどのような点でしたか？
米田様 : 1番の決め手は「警備員の状態が見えること」「警備員一人ひとりの状態が把握できる点」でした。
業務が逼迫すると、内勤者と警備員が十分にコミュニケーションが取れないケースが増えていましたので・・・
くもかんであれば、「今、誰とコミュニケーションを取るべきか」が分かると感じたことが大きなポイントでした。
一方で、高齢の警備員が多い中でスマホ運用に適応できるのかという不安もありましたが、導入を前向きに進められた理由として、利用が進めば必ず良い未来を描けるであろうと確信できていたことが挙げられます。
家村様 : 後は、「くもかん」の皆さんのサポート体制もかなり大きな後押しになりました。些細な事でも質問するとすぐに回答があり、「導入したら終わり。ではない」という安心感があったことで、不安があっても前に進むことができました。
導入後の変化・効果
くもかん : とても嬉しいお言葉をありがとうございます。くもかんを導入後、どのような変化や実感をされていますか？
米田様 : 導入後、最も大きな変化は配置・勤務指示業務の効率化と警備員の不満や状態の変化に早く気づけるようになった点が大きな変化です。
これまで個別に勤務指示を送信していましたが、導入後、現場ごとに一括で勤務指示を送信できるようになりました。
その結果、時間の余裕が生まれ
午後の配置時間：4時間 → 2時間に削減され
・勤務指示内容を丁寧に記載できる
・警備員からの不要な質問が減少
という効果も生まれました。
さらに、これまで意見を言わなかった警備員の不満や状態の変化に早く気づけるようになった点も大きな変化です。
現場・社内の反応
くもかん : 業務の効率化に成功した事で警備員とのコミュニケーションに時間を使えるようになったという事ですね。現場で働いている警備員さんや内勤の皆様の反応はいかがでしたか？
米田様 : 警備員はラインで不要な通知が来なくなった事や、文字を打たずに上下番報告ができる事にとても好反応でした。
橋本様 : 私は当初正直、新しいことを始めるのは面倒だと感じました（笑） 私自身PCは使えませんが、くもかんはタブレットで操作できるので、70代の私でも警備員のチェック操作までできています。今では操作にも慣れ、問題なく使えています。」
今後くもかんに期待すること
くもかん : 管制の皆様にご活用いただけているのはとても嬉しく思います。今後くもかんを利用しながら実現していきたいことについてお伺いさせてください。
米田様 : 今後は、自動配置の精度向上に期待しています。
自動配置の精度が上がることで、さらに時間削減・ミス削減が進み、警備員へのストレスも減ると考えています。
未導入企業へのメッセージ
くもかん : くもかんの導入を検討されている企業様へのメッセージをいただけますか？
米田様 : 中小規模の警備会社で、システム導入に踏み切れずにいる企業にこそおすすめしたいです。
特に、「管制が営業や複数業務を兼務している企業」には大きなメリットがあります。
警備会社は警備員ありきの事業です。
業務を効率化し、空いた時間を警備員と向き合う時間に使えるようになります。
くもかんは直感的で分かりやすく、「くもかん」のサポートも手厚いので、安心して導入できると思います。
ご多忙の中にもかかわらず、内勤の皆様3名で本インタビューにご協力いただき、誠にありがとうございました。 今回のインタビューで印象的だったのは、 「時間を取り戻すことで、警備員と向き合えるようになった」という点です。 業務効率化は目的ではなく手段。 その先にある「信頼関係の再構築」が、改めて本質だと我々も再認識させていただきました。