警備員が増えても回る管制へ。グループLINEでの管理からの脱却
今回は2024年に鹿児島県を拠点にして会社を設立され、現在では25名ほどの警備員が在籍する株式会社くじら警備様にお話を伺いました。 設立以来、警備員数の増加とともに顕在化した勤怠管理・情報管理の課題に対し、くもかん導入によってどのような変化が生まれたのか。 管制責任者の福島様に、導入の背景から効果、今後の展望まで詳しくお話しいただきました。
目次
導入前に抱えていた課題
はい。導入前、その中でも特に課題を感じていたのは勤怠管理と警備員との連絡手段でした。
勤務指示、上下番報告、日々の連絡はすべてグループLINEで行っており、警備員・管制双方で見落としや連絡漏れが発生していました。
また、
- 受注情報
- 警備員シフト
- 勤怠実績
- 請求情報
これらの情報をスプレッドシートで管理していたため、同じ情報が複数のシートに存在する状態になっていました。
半月に一度は全体をチェックし直さなければ把握できず、確認に多くの時間を要していました。
課題によって発生していた損失・リスク
ExcelやLINEで管理している企業も少なくないかと思います。
具体的にはどのような業務に課題を感じていましたか？
この状態を続けていたことで、以下のような課題が発生していました。
- 警備員同士が勤務状況を見てしまうことによる不満
- 請求単価のミスや転記漏れによる請求金額の不足
- 誰が上番しているのか分かりづらく、現場に穴を空けてしまうリスク
事前登録や情報の紐付けができないため、過去の記録を遡るか、管制の記憶に頼るしかない運用でした。
警備員数や取引先が増えるにつれ、「このやり方では管理しきれない」と限界を感じていました。
くもかんを知ったきっかけ・比較検討
そういった背景でツールを検討しはじめたのですね。
ツール選びはどのように行ったのですか？
くもかんを知ったきっかけはGoogle検索でした。
検討段階では、
- Google Apps Scriptを使った自作管理
- 他社の警備業向けツールを2〜3社
比較していました。
その中で重視していたのは、警備員が実際に使いこなせるかどうかでした。
導入の決め手・不安の解消
やはりいかに現場に浸透するかが肝になりますよね。
くもかんを導入する際に決め手となったポイントはどのような点でしたか？
最終的な導入の決め手は、警備員が操作するアプリのUIが非常に分かりやすかったことです。
- 文字入力が不要
- ボタン操作だけで完結
- 高齢の警備員でも直感的に操作できそう
「これなら現場で混乱しない」と感じました。
一方で、新しいシステムへの切り替えに対して、管制・警備員双方に不安があったのも事実です。
そこで、
- 週単位で段階的なログイン案内
- 警備員目線でのメリット訴求
- 読みやすさを意識した案内文への改善
を行い、無理なく運用を定着させていきました。
導入後の変化・効果
くじら警備さんは様々な工夫をされており、利用率もかなり高い水準で維持されています。
導入後、どのような効果がありましたか？
これまでは警備員へ現場の詳細が伝わっておらず毎日問い合わせが殺到していたのですが導入後、解消されました。
導入前は、最大で1日4件ほど警備員からの問い合わせが発生していましたが、導入後は0〜1件程度まで減少しました。警備員への対応にかかる時間が減ったことで、管制業務そのものに集中できる環境が整いました。
また、
- 上下番状況が直感的に把握できる
- 警備員ごとのステータスが一目で分かる
- 確認漏れに対する心理的負担が軽減された
といった効果も実感しています。
現場・社内の反応
情報集約ができていなかったために起きていた問い合わせが減ったということですね。
現場で働いている警備員さんや管制の方からの反応はいかがでしたか？
警備員の皆さんはラインで不要な通知が来なくなった事や、都度文字を打たずに上下番報告ができる事にとても好反応でした。
【警備員の声】
「ボタン1つで報告できるのが楽で、LINEで文章を打つのが正直手間だったので助かっている。」
【管制の声】
「勤務指示の通知や、警備員ごとの状態確認がしやすくなった。確認漏れの不安が減ったのは大きい。」
今後くもかんに期待すること
警備員・管制の双方で起きていた課題が解決できているようですね。
今後くもかんを利用しながら実現していきたいことについてお伺いさせてください。
今後は、
- 隊員ごとの配置スケジュール管理
- 掲示板機能による社内マニュアル共有
などができるといいなと考えています。
警備員が「情報確認は全てくもかんを見れば良い」という状態になり、くもかんがないと困るという状態になると良いなと思っています。
未導入企業へのメッセージ
警備員数が25名前後になってくると、警備員とのコミュニケーションや管理は一気に難しくなります。
切り替えの不安や慣れるまでの一時的な負担はあると思いますが、それ以上に導入後のメリットは大きいと感じています。
記憶に頼らず仕組みで管理したい企業には、一歩踏み出す価値があるサービスだと思います。
管制業務に加え、現場に出られることも多いとお話しされていた福島様。 ご多忙の中にもかかわらず、本インタビューにご協力いただき、誠にありがとうございました。 今回の取材で印象的だったのは、人を増やす前に仕組みを変えるという力強い判断でした。結果として警備員・管制双方の負担を軽減し、社員が働きやすい環境へ。 単なる業務効率化だけでなく、 警備員の不満を未然に防ぐ環境づくり。 成長フェーズの警備会社にとっては必要不可欠なのではないかと思います。 そのような会社様の参考になれば幸いです。
