「アナログからの脱却」——警備現場を変えた「くもかん」導入のリアル

アナログな警備システムから脱却：「くもかん」導入の決め手

straya 山田：　まず、管制システム検討の背景やくもかんを選んで頂いた経緯をお聞かせください。

菅野：　弊社が元々使っていた警備システムっていうのが非常に安いもので、他社さんと比べると5分の1とか。それぐらい価格に差があるものでした。一方フォロー体制が全くなくて、困った時に業務が進まなくなってしまうこともあり新しいシステムを探し始めて、各社にお話をお伺いすることになりました。

様々なシステムを検討させていただく中で、「くもかん」が見やすさ・使いやすさが一番だなと感じたので、導入を決めさせていただきました。

straya 山田：　ありがとうございます。 一方で、システムが使いづらい状況でも業務は行えていたと思います。そんな中、コストをかけてでもくもかんを導入することで解決したかった課題や狙いを教えてください。

菅野：　色々な情報が別々で運用されていたことですね。お客様の依頼が来たらここにまとめて、警備員から休みの申請があったらここにまとめる、というものを別々で管理して、最終的に管制の大きいホワイトボードで情報を集めて配置していましたが、抜けがあったりぐちゃぐちゃになってしまっていました。これをひとつのツールにまとめた管理したかったんです。

別管理が非常に面倒くさくて、置いてある場所が当時は別々だったんですよ。だからこの処理の場合はあっちに行って、この処理はそっちに行って、いろんなところで作業をしなきゃいけない。それが自分のデスク一つで全て解決できるのは管制目線からすると非常に助かるものです。

straya 山田：　情報が色々な場所に散らばっていると連携ミスも起こっていたと思いますが、その点はいかがでしょうか。

菅野：　そうですね。当初は警備員の休み連絡も電話でかかってきて、ホワイトボードに水性マジックで「何月何日休み」みたいに書くんですよ。ちょっと狭い事務所だったってのもあるんですけど、ぶつかっただけで消えるんですよ（笑）。

それで、警備員から「休みって言ったよね」となる。何も証拠として残っていない。

そこから言った言わないを防止するためにメールを使いましたが、届いた内容をどこかに転記してとか、どっちにしろ二度手間が解決されなかったので、「くもかん」でその辺を管理できるっていうのは非常に助かってます。

「くもかん」導入の舞台裏：アプリ定着までの奮闘

straya 山田：　導入までに大変だったこと、ご苦労された部分をお聞かせいただいてもよろしいでしょうか。

菅野：　そうですね。今思うと、うちの会社は非常にアナログな部分が強くて、警備員がスマホすら持ってない者もいました。

まずは全員分のメールアドレス取得とくもかんのアプリをダウンロードしてもらうことが大変でしたね。

実際の警備員への説明もstrayaさんが現任研修に来て一緒に行なってくれたので非常に助かりました！

strayaさんのサポートがなかったら、たぶん現任研修はアプリの案内だけで終わっちゃいますね。ほかのことに時間取れずに、本当にアプリの案内だけで終わってしまうんじゃないかっていうぐらい。

今はもうおかげさまでほぼ全ての警備員にアプリを使ってもらえるようになって、あとは入社のタイミングで一人ずつ教えればいいので、そこまで時間はかからずにやれています。導入までに大変だったことって言えばそれですかね。

straya 山田：　どれだけシステムが優れていても、実際に現場の警備員さんに使っていただかないと意味のないものですので、そこをご評価頂けるのはとても嬉しいです！

※現任研修の様子。アプリの使い方などをご説明させていただいています。

スムーズに動く現場とその裏で見えた“次の壁”

straya 山田：　内勤の皆様のお声はいかがでしょうか。

菅野：菅野：課題があるとすれば、経理的なところですかね。以前使用していたシステムの慣れもあるかもしれませんが、現状、請求とか給与計算のところがうまく周らない部分もありますね。

straya 山田：　貴重なご意見いただきありがとうございます。我々もコアな部分は配置でやらせていただいているということもあって、ご不便をおかけしているという部分もあるということは認識しております。給与・請求周り便利にお使い頂けるよう随時アップデートさせて頂きます。

同様に、警備員さんからのお声はどうでしょうか。

菅野：　非常に良い声が届いております。

くもかんを導入する前は、現場の指示・連絡というのは電話で口頭にて行なっていました。例えば葛西で仕事がある時に「東葛西」「南葛西」みたいな言い間違い、聞き間違え一つで仕事が始められないとか、一人の言い間違いなのに、10人20人に迷惑がかかってしまうっていうような状態もあったんです。
くもかん導入後はそういったミスがほぼゼロになりましたね。

それと、特に隊長からは良い声をもらいますね。
お客様との現場での打ち合わせを隊長が行うので、「一人ちょっと遅刻してて…」とか「誰々がきてなくて始められない…」とか、そういった嫌な話をする機会が減ったと聞いています。そういう電話連絡が頻繁にあったんですけど、なくなりました。全員がアプリの勤務指示から場所も確認できるので間違いが少なくなったのだと思います。

※現任研修の様子。アプリの使い方などをご説明させていただいています。

警備員も内勤もラクになる。「くもかん」で広がる現場DXの可能性

“使ってもらう”じゃなく“使ってもらわないと困る”から始まった習慣化

straya 山田：　　アプリの利用率がかなり高くほとんどの方がお使いいただいている状態なのですが、警備業界ですと、ご高齢の方も多い中で、高い利用率を実現できた背景、改めて菅野様の方で「これじゃないか」というものがあれば教えていただきたいです。

菅野：　先ほども申し上げた通りまずは何よりstrayaさんのフォローがあってこそです。

それと管制側も「くもかん」に非常にメリットを感じていて、アプリを警備員さんにやってもらわないと、後々、電話連絡がきて我々がフォローに回らないといけない。そこを毎朝対処するよりも、事前に対応する。

警備員の研修初日に、目の前でアプリをダウンロード・インストールしてもらって、使い方もマンツーマンで教えておく。

後々リスクを抱えるよりも事前にがんばって後で楽しようという、命最初にやっています。そういう想いがあって、高い利用率につながっているんじゃないかな。

straya 山田：　　今のお話もすごい興味深いですね、これが我々のフォローが手厚かったというお話だけだと再現できない場合もございます。地方の会社様はどのように対応するのか、など御社ではそもそも「くもかん」を警備員さんに使っていただかないと、内勤の皆様がご苦労されてしまう。それくらい必要だと思っていただけてるというのは、僕らにとってもすごい嬉しいし励みになります。

現場に流動性があることのリスク、“記憶力勝負”の配置業務に終止符

straya 山田：　規模が大きい、小さいという判断は難しいですが、御社ですと一定数警備員さんがいらっしゃって、場所も都内なので現場の流動性もけっこうある状況で、配置業務がアナログであることのリスクがかなり大きいのかなと考えています。この点はいかがでしょうか。

菅野：　そうですね。おっしゃるように、そこはかなりあると思います。私もそうだったんですけども、「くもかん」を導入する前は記憶力勝負でしたから、ここ1年ぐらいは「くもかん」に助けられているところがあります。警備員の「誰かと誰かが嫌だと言ってたよ」という話も常にコロコロ変わるんですよ。

それを逐一、 昨日はダメだったけど今日は良いとか、今日は良かったけど喧嘩しちゃったから明日はダメ、みたいなことを常に自分の中でだけでアップデートして、それを配置に反映しないといけない。

でも忙しかったら「それちゃんと見切れますか？」っていうのは、どこの会社も抱えている課題だと思います。

「くもかん」を使えば、こういう苦労をされている人はもう解放されますよ。

電話激減、情報共有、ミス防止――機能面から見る導入効果とは

straya 山田：　ここからは実際の機能面のお話もお聞きしたいので、現在メインで管制を担当されている長友様にもご同席頂きます。使ってみて良かった機能や具体的な事例を教えてください。

菅野：　一番基本的なところで、配置をしてその現場情報が警備員のところに届く。
ここに関して、うちは今までずっと電話1本で指示をしていたので、「くもかん」を導入してから電話の本数が減ったことで、言い間違いで当日違う住所に行っちゃったとかいうケースを減らすことができたとか、それでお客様にもご迷惑をかけることが少なくなったりとか、NGの警備員が間違って現地で鉢合わせするケースもほぼゼロになったり、それ一つでいろんな解決できたこととか、メリットっていろんなところに出てくるんですが、まずそれが1点大きかったところですかね。

長友：　やっぱり、電話対応が激減してかなり管制業務も楽になってますね。警備員の方からもスマホでボタン押すだけで上下番できるので、すごく使いやすいという声は上がっています。

今までNGの現場とかNGの警備員とかメモでやり取りをしていたところの情報が、「くもかん」に情報が入っていることで、配置業務をしている中でNG警備員を配置してしまった時にパッと警告が出るっていう、そういうところもありがたいですね。そのあたりも自動配置にも組み込んでいただいているので、かなり役に立っています。

straya 山田：　NGの警備員さんを把握された段階でくもかんに登録をして、後日配置中に、NGの警備員同士が配置されるとアラートが出たりとか、自動配置でもそもそもNGの警備員同士が配置されないようにされているということですね。

長友：　そうですね。

straya 山田：　NGの警備員さんを入れるはお手間ではないですか？

長友：　むしろ必要な情報を登録できるのですごく助かってます。入れておけば社内の関係者が見れるようになりますから、必ず入れるようにしています。

straya 山田：　警備員さんの人数が少なければある程度管制の方の頭の中で、記憶力でやっていけるかなと思いますが、御社規模になると、なかなかそういうわけにはいかないのでここはお役に立ているというのがすごく嬉しいです。

菅野：　繁忙期なんかは特にですよね。

straya 山田：　くもかんの強みである自動配置機能についてはいかがでしょうか。。

長友：　まずは固定警備員をしっかり組み立てる必要はありますが、そこがしっかりクリアになっていれば、今まで自分で配置してた内容と7割くらいのところまでは自動配置でできていると感じています。

ただ閑散期はある程度まんべんなく警備員を配置する必要があるので、その点の調整が必要ですね。

警備業の次世代モデルの確立を目指して

「くもかん」に期待すること、「くもかん」はこういう会社におすすめ

straya 山田：　少し未来の話もお伺いしたいと思います。改めて今後の「くもかん」と、弊社strayaにご期待いただける点を教えてください。

菅野：　自動配置の精度向上結構期待したいですね。
あとは、管制業務だけじゃなくて採用とか営業も含めていろいろな情報がくもかん上でつながるシステムだといいですね。くもかんにすべてのデータをまとめたいんですよね。一つで事足りるような、そういったツールになってほしいです。

straya 山田：　離職対策についてはいかがでしょうか。

菅野：　正直、まだ配置だけで離職を改善するというのはピンと来ていない部分もあります。ただ、長友からもあったようにくもかんを使うことで配置ミスを防げたり警備員の不満に気づきやすくなったことは事実です。このような取り組みを行なった結果、離職を抑えられたら良いなと思いますし、少しづつその可能性を感じております。

straya 山田：　ありがとうございます。最後に、くもかんはどんな会社様におすすめでしょうか。

菅野：　管制だけではなく、採用も営業も巡回も一人でこなしているような方が在籍している会社には非常におすすめですね。警備業界ではそういった方も多いと思いますので。あとは、警備員数が多くて情報を覚えるのが難しい会社にもおすすめです。その分現場も多くて覚えることもたくさんあると思うので、情報をまとめて管理する。そして満足度データや自動配置を活用しながら配置業務をアップデートしていく。こんな使い方が良いと思います。