報告書の電子化からはじまる業務全体の効率化

くもかんとの出会いと導入の背景

straya 山田：　まず、くもかんをご検討いただいた背景や、お知りいただいた経緯をお聞かせください。

林：　元々は別の警備システムを使っていましたが、スマホのOSアップデートに対応できず、一部の警備員から「アプリが使えない」という声が続出していました。それで別のシステムを探していたんです。そんなタイミングでstrayaさんから営業の電話が来て、普段は営業電話は受けないのですが、「警備報告書の電子化ができる」と聞いて、「ちょっと聞いてみよう」と思ったのがきっかけでした。

straya 山田：　その中で、最終的にくもかんを選んでいただいた決め手は何でしたか？

林：　決め手は、「電子警備報告書が既に使える」という一点に尽きます。
他社の多くは「今後対応予定」と言っていたのに対して、くもかんは「もう使えます」と。導入後のオペレーションも想像できましたし、これはいけると思いました。
あとは、離職の話や警備員の定着率のことなど、「単なるシステム説明ではない提案」を受けたのも印象的でしたね。
実際、あのタイミングで出会えなければ、別のシステムに決まっていたと思います。

導入前の体制と業務課題

straya 山田：　導入前の業務体制について教えてください。

林：　管制は2名体制。全警備員がアプリを使用し、以前のシステムもフル活用していました。 ただ、もともとはExcelで配置を組んでいて、入力ミスや漏れが頻発していたんです。
最も大きな課題は、「紙の複写式警備報告書」でした。1枚400円とコストも大きい。しかも提出は毎回遅れるし、催促もしなければならずストレスでした。

くもかん導入後の現場の変化

straya 山田：　導入後、現場や管制の方からはどんな声が上がりましたか？

林：　現場からはまず「Googleマップで現場の場所がすぐ検索できるのがありがたい」という声がありました。
また、管制からは配置画面に対する声も上がっています。例えば、電子警備報告書を提出済みの現場には色が付く、隊員の配置状況が一目で把握できる、など「これなら誰でもわかる」構成になっているのは好評です。もちろんまだまだ改善点もあるので、今後のさらなる改善に期待しています。

straya 山田：　乗り換えは大変ではなかったですか？

林：　もちろん多少の手間はありましたが、警備員が事務所に顔を出すタイミングで案内をしました。元のシステムも100%使えていたので全然大丈夫でしたね。

straya 山田：　警備報告書運用については、どのような変化がありましたか？

林：　紙でやっていた時代と比べて回収の手間が減ったことが大きいです。
お客様から「もっと早くこれにしてほしかった」というお声を頂いたこともあります。 まだ改善の余地はありますが、「現場で自然に使われるレベル」まで来たことが一番の成果です。

離職対策としてのアンケート機能

straya 山田：　離職抑制に向けたアンケート機能については、どうお感じですか？

林：　正直、最初はピンときませんでした。「アンケートなんて意味あるのか？」と。 ただ、満足度が低かった警備員に声をかけるきっかけには確実になる。 実際に、満足度が低い警備員に理由を尋ねたところ「現場の門扉開場に手間取って大変だったがお客様と連携して解決した」という声を聞けたこともあります。小さなきっかけを逃さないためには有効だと感じました。

今後くもかんに期待すること

straya 山田：　今後、くもかんに期待することがあれば教えてください。

林：　勤務指示の内容、シフト画面の操作性など、日々の運用に欠かせない基本機能がさらに使いやすくなることを期待しています。どの警備会社でも使いやすくなるような改善が進むことで、現場の業務効率がより高まると感じています。
離職に関する機能も使いこなしてみたいと考えております。

くもかんをおすすめできる企業像

straya 山田：　どのような警備会社に、くもかんはおすすめできそうですか？

林：　まず、どんな警備会社にも“電話とExcelだけでは限界がある”ということを伝えたいです。
その上で、紙警備報告書をやめたい会社、離職対策を“何かしなきゃ”と思っている会社、配置ミスや連携のストレスを減らしたい管制担当者がいる会社。こういった会社さんには、間違いなく刺さると思います。くもかんは、単なる管理ツールではなく「現場の気配を見える化するツール」です。